مقدمة

جامعة جازان -عمادة خدمة المجتمع والتعليم المستمر

دورات ستة أشهر-  مقرر قواعد البيانات " ميكروسوفت أكسس  2007 M.s Access 2007"

المدرب / محمد أحمد مطهر آل المطهر

التعريف ببرنامج Access 

      ھناك العدید من قواعد البیانات التي یمكن أن تتعامل مع كم هائل من البیانات لكن الذى جعل  مايكروسوفت  أكسس يختلف عنها جميعاً هو أن أكسس ليس قاعدة بيانات عادية تقوم بمجرد تخزين واسترجاع البيانات بجانب فرزها وترتيبها,  ولكنه نظام متكامل لإدارة قواعد البیانات المترابطة (RDBMS – Relational Data Base Management System) وبذلك بدلاً من تصميم قاعدة بيانات واحدة لجميع المعلومات المتاحة يمكن للمستخدم إنشاء العديد من قواعد البيانات التي يتم في كل منها تجميع نوع معين من البيانات عن موضوع واحد ووضعها في جدول ثم يتم الربط  بين هذه الجداول بعلاقات محددة بحيث يمكن استخراج التقارير المطلوبة منها جميعاً بعد ذلك بسهولة .

    ويمكن في اختصار تعريف قاعدة البيانات كالتالي: أنها عبارة عن تجميع كمية كبيرة من البيانات المرتبطة ببعضها البعض وعرضها بطریقة أو أكثر من طریقة لتسهل الإفادة منها و تطبیق العملیات و الشروط علیها طبقا للنظام الذي یتم إنشائها.

تعريف برنامج مايكروسوفت أكسس :

هو عبارة عن برامج ونظام يستخدم لإدارة قواعد البيانات المختلفة بالتعامل مع العديد من الجداول.

وظائف برنامج Access :

     تستخدم لتخزين البيانات في قاعدة بيانات أو أكثر من قاعدة بيانات، والتي هي عبارة عن ملفات لتخزين البيانات ، وتخزين البيانات في أي قاعدة بيانات له فوائد وميزات منها تخزين كميه ضخمه من البيانات بدون التأثير على أداء وفعالية قاعدة البيانات ويمكن تلخيص بعض أهم وظائف قواعد البيانات فى البنود التالية .

· إضافة بيان جديد إلى الملف .

· حذف البيانات القديمة والتي لم تعد هناك حاجة إليها

· تغيير بيانات موجودة تبعاً لمعلومات استحدثت

· البحث والاستعلام عن معلومة أو معلومات محددة

· ترتيب وتنظيم البيانات داخل الملفات .

· عرض البيانات في شكل تقارير أو نماذج منظمه

· حساب المجموع  النهائي أو المجموع  الفرعي أو المتوسط الحسابي لبيانات مطلوبة

ممیزات أكسس:

باختصار يمكن القول بأن أهم المميزات لنظام قاعدة البيانات أكسس هو:

1 – قدرته على إنشاء عدد كبير من الجداول والربط فيما بينها .

2 – سهولة إضافة وإدخال البيانات إلى قاعدة البيانات .

3 – قدرته على البحث عن أي معلومة في قاعدة البيانات بطرق عديدة وطباعتها .

4 – قدرته على إنشاء نماذج إدخال بيانات حسب الحاجة .

5 – قدرته على إنشاء التقارير المنسقة وطباعتها .

6 – القدرة على دمج الصور و الرسومات في النماذج و التقارير .

تعريف قواعد البيانات Data Base  :

هي مجموعة متكاملة من البيانات التي تجمعها خصائص مشتركة وتحتوي على بعض التقنيات والأدوات التي تسهل الوصول إلى المعلومات . مثلا : ( قاعدة بيانات لطلاب المركز ) : وهي مجموعة البيانات الشخصية للطلاب, وبيانات السندات, بيانات نوع الدورات, وبيانات النتائج .

أنواع قواعد البیانات :

ü    من حيث الحجم :

1- مشروعات صغيرة:

(a) Access   (b) Paradox   (c) FoxPro   (d)DBASE III+/IV   (e) R:BASE

2- مشروعات كبيرة :

·        Oracle

·        SQL (Structured Query Language)

·        DMS (Database Management System

·        IDMS (Integrated Database Management System)

·        Informix

·        Sybase

من حيث طريقة العمل:

1-   قواعد البيانات ذات شكل هرمي Hierarchy Databases

2-   قواعد بيانات شبكية Network Databases

3-   قواعد بيانات علائقيه  Relational Databases

أمثلة للبيانات التي تخزن في قواعد البيانات المنشأة بواسطة برنامج أكسس :

1- تسجيل أسماء أشخاص أو جهات وعناوينهم وأرقام تليفوناتهم .

2- تسجيل مبيعات ومشتريات واستخراج فواتير منوعة.

3- تسجيل بيانات ودرجات الطلاب واستخراج نتائجهم.

4- تسجيل مرضى وبياناتهم الشخصية وإحصاءات متنوعة لهم

5- فهارس كتب ومكتبات غير ذلك .

6-عاملين في مؤسسة وتقاريرهم وتقرير بالمستحقات والإجازات .

7-مكتب سفريات وحجوزات .

8 -تسجيل تبرعات وأنشطة  خيرية

9- اتصالات إدارية "صادر – وارد "

       وهذه الأمثلة السابقة ما هى إلا شئ قليل من استخدامات كثيرة للبرنامج ، حيث وضعت شركة مايكروسوفت في هذا البرنامج كائنات تساعد المستخدم على إدخال البيانات واستخراجها من القواعد وطباعتها وهذه الكائنات هي:  الجداول، التقارير، الاستعلامات، الماكرو، النماذج، الوحدات النمطية.

وفى بعض الإصدارات لبرنامج Access تقدم لنا أكثر من الستة  كائنات المذكورة أعلاه.

تنظیم قواعد البیانات داخل قاعدة البیانات :

·   تخزن المعلومات المطلوبة لقواعد البيانات داخل ملفات ، وتوضع هذه الملفات على أحد  وسائط التخزين المساعدة مثل القرص المغناطيسي

·   كل ملف عبارة عن جدول يشتمل على سطور وأعمدة ، ويشتمل كل ملف على مجموعه من السجلات Records ويحتل كل سجل سطراً داخل الملف ، ويقسم كل سجل إلى عدد من الحقول Fields.

·   إذا أردنا إعداد دليل تليفونات لسكان مدينة جيزان ، نجد أن الملف المطلوب يشتمل على البيانات التالية:   رقم المشترك - الاسم - العنوان - رقم الهاتف.

تتلخص مهام إدارة قواعد البيانات فيما يلي:

      1-   تخزين وحفظ البيانات Storing.

      2-   استرجاع البيانات Retrieving.

      3-   تحليل البيانات Analyzing.

       4-   تحديث البيانات Updating.

        5- التعديل Modification.

        6- الحذف Dilatation.

        7- الإدخال Inserting.

ومن خلال هذه المهام يمكن استخلاص العناصر البشرية اللازمة لإدارة قواعد البيانات ومن هذه العناصر:

      1-   مدير نظام إدارة قواعد البيانات Administrator.

      2-   مبرمجين Programmers.

      3-   المستخدمين Users.

الخطوات الأساسية للتصميم قواعد البيانات :

1 – تحديد الغرض من قاعدة البيانات .

2 – تحديد الجداول التي تحتاج إليها .

3 – تحديد الحقول التي تحتاج إليها .

4 – تعريف الحقول و معرفة أنواعها .

5 – تحديد العلاقات بين الجداول .

6 –  تحديد الاستعلامات المطلوبة .

7 –  تحديد الواجهات الخاصة بالعمل ( النماذج ) .

8 –  تحديد التقارير المطلوبة .

9 –  عمل الماكرو و الأزرار اللازمة .

الأمثلة و التطبيقات :

الأمثلة التي سنستخدمها و التطبيقات في العمل كثيرة نذكر منها :قاعدة بيانات دليل التليفون- قاعدة بيانات المدرسة - قاعدة بيانات المبيعات والعملاء - قاعدة بيانات الجامعة -  قاعدة بيانات للموظفين .